Merkur: Að koma í veg fyrir algengar villa

Penna skýr Samþætting

Óskilgreind Gildi Verkefnis

Þegar verkefnisviðir eru ekki skýrt skilgreindir frá upphafi, enda þættirnir í því að tala hjá hvor öðrum, sem veldur ýmsum vandamálum síðar á borð við brotnaðar frestir og útgjafnaáætlanir sem fara yfir fjármunagildið. Verkefnastjórnunarstofnunin (Project Management Institute) framkvæmdi nýlega rannsóknir og komst að þeirri niðurstöðu að nærri 40% öllum verkefnum hrapar saman og missast vegna þess að enginn vissi nákvæmlega hvað þeir voru að reyna að byggja. Þess vegna er svo mikilvægt að skilgreina viðann rétt, því það leggur grundvallarsteini fyrir það sem er raunverulega mögulegt í stað þess sem fólk bara óska eftir. Taktu það stóra tæknislys sem átti sér stað fyrir nokkrum árum þar sem allt saman hrapti saman vegna þess að enginn gat verið sáttur við hvaða eiginleika var talinn nauðsynlegur. Skýr samvinna er ekki valkvæður hlutur – hún er algjörlega nauðsynleg. Það að fá aðgerðafólk saman á fætur á fyrumæli og skrifa allt niður á skýran hátt gerir mikla mun. Þegar allir hafa sama skilning á því sem þarf að gerast, ganga verkefniðu mjög jafnt án þeirra óþægilegu áfalla sem koma úr bláa.

Ofnotkun tegundarfræðilegra orðtökanna

Þegar fyrirtæki nota of mikið tæknilegt orðfæri, þá er oft áhrifin þau að það fjarlægir viðskiptavini í stað þess að ná þeim nær. Skoðaðu bara hvað gerist stöðugt í tækniheiminum – fyrirtæki eru gagnrýnd á netinu vegna þess að venjulegir fólkur skilja ekki það sem þau eru að segja. Lausnin? Haldið þingunum einföldum í flestum tilfellum. Eigið bara það sem þarf að segja án allra flotta orða. Rannsóknir frá Cambridge sýna að fólk skilur hluti mun betur þ k þeim er sýnt er fram á einfaldan hátt, og enginn hefur minni virðingu fyrir sérfræðingum sem tjá sig skýrt. Að velja beint og skýrt tímamælt yfir flókin skýringar gerir alla að finna sér betur og byggir ágengilegan traustasamband á milli viðkomandi fyrirheitum í hvaða viðskiptatengslum sem er.

Óskilgreind niðurstöðum

Þegar afhendingar eru óskýrar eru viðskiptavinir ruglaðir um það hvað þeir ættu að búast við og hvenær hlutirnir verða raunverulega fram komnir, sem á langann veg skemmir traustið. Verkefni þar sem afhendingarnar eru ekki skýrt skilgreindar eruðu til þess að láta alla giska, sem leidir að fjölda leiðmæðra viðskiptavina áfram í ferlinu. Ef við viljum hafa glaða viðskiptavini er best að byrja á því að skilgreina afhendingarnar á öruggan hátt og gera það skiptir miklu máli frá fyrsta deginum. Fagmenn í þessu sviði leggja mikið áhersl á það hversu mikilvægt er að skrifa nákvæmlega hvað hver afhending felur í sér svo að allir sem eru að vinna að verkefninu vitu hvað þeir eru að stefna að. Skýr takmörkunum er beint við því að geyma samböndin óbreytt en einnig að gera betri líkur á að verkefni verði lokið á góðan hátt. Það er einfaldlega minni líkur á misskilningi og villum þegar allt er skýrt sett fram áður en hafist er í verkið.

Penna um Yfirleitt Faglegt Samræmingarvirki

Ófaglegt Orðasvið Val

Þegar þér er verið að nota óformlegt eða ófræðilegt tungumál við samskipti við viðskiptavini leiðir það oft til skemmdra sambanda og getur skaðað fyrirtækið. Þegar fyrirtæki hefur áhyggjur af öðrum fyrirtækjum er mikilvægt að vera formlegur, því það sýnir hvaða gildi fyrirtækið stendur fyrir og hversu mikil áhyggja það hefur af viðskiptavinum sínum. Orð eins og ASAP eða textamál eins og LOL eru ekki góð í viðskiptalegum samhengjum. Þau gefa oft fyrr grein fyrir að sendandi sé ekki alvarlegur. Eftir því sem Caroline Duncan, sem starfar í samskiptum, segir, þá hjálpar það við að skrifa réttar tölvupóst og skilaboð til þess að byggja betra tengingu við viðskiptavini. Slík ástreynsla byggir á trestrinum yfir tíma og gerir báðar aðilar að finna sér virðingu í samskiptunum.

Að láta slippa vöruhlutaskrá

Það fer oft í mikla vandræði á framtíðinni, svo sem réttarmál og rugling um það sem raunverulega var sammælt við, ef ekki er tekið sér tími til að fara yfir samningssendingu rétt og vel. Flestum tírum gera fólk ráð fyrir að allir vitið hvað um ræður án þess að athuga hvort það sé rétt. Tölurnar staðfesta þetta líka eru mörg deilumál í atvinnulífinu tengd óskýrum eða óljósum samningstextum. Ef fyrirtæki vilja forðast vandræði síðar þá þurfa þau að setjast saman og tryggja að allt sé ljóst og skiljanlegt fyrir alla aðilar sem eru hluti af samningnum. Skýr samgöngur eru ekki bara góður siður heldur einnig hjálpar þær til að byggja traust á milli fyrirtækja sem vinna saman á langan tíma.

Afhaldi frá nytjandi viðbót

Að opna sig fyrir góðri ábendingu er ekki bara skemmtilegt að hafa, heldur nauðsynlegt til að halda hlutunum í gangi á skilvirkan hátt á hverjum vinnustað og bæta þar sem fólk kemur í mót hverju öðru. Þegar einstaklingar lokast fyrir gagnrýni, þá kemur þróuninni einfaldlega í veg og samstarfi liðsins, ásamt persónulegri þróun, líður fyrir. Við höfum séð fjölmargar aðstæður þar sem hópar sem raunverulega hlusta á það sem aðrir segja, enda með betri árangur, vegna þess að þeir samstarfa betur og deila hugmyndum frjálst. Að mynda andrými þar sem fólk hefur það fyrir sér að geta deilt hugmyndum sínum þýðir að stjórnendur þurfa að spyrja reglulega og sýna virðingu þegar einhver segir sérstakan hugmynd. Sumir fyrirtæki ná árangri með mánaðarlegum fundum eða netkerfum þar sem starfsmenn geta gefið uppfærslur án þess að vera þekktir. Þessar aðferðir hjálpa til við að brjóta niður á milli starfsmanna og leiða til betri niðurstöðna í heildinni.

Afskrifast umþagnar viðskiptavinna

Þegar fyrirtæki hunsa það sem viðskiptavinir þeirra segja, myndast raunverulegar vandamál í samverkan og brýtist traustið sem tekur svo langan tíma að byggja upp. Viðskiptavinir sem ekki er hlustað á þá enda oft með því að finna sig líkust tölum á reiknifærslublaði fremur en raunverulegum einstaklingum með þarfir. Taktu til dæmis hugbúnaðarfyrirtæki sem hunsar ákvörðunir um villur í kerfinu sínu. Afleiðingarnar? Verkefni verða seinkuð, skapið verður hetjað og áður en sér ferðast þessir viðskiptavinir að leita annars staðar fyrir betri þjónustu. Þess vegna þurfum við lið sem hlustar á það sem viðskiptavinir hafa að segja. Að setja upp reglulegar fundi þar sem ábendingar eru ræddar gerir allan muninn. Hugsanlega einu sinni í viku eða með einföldum vefkannanum. Að leysa þessi mál fljótt gerir meira en að halda viðskiptavinum ánægðum - það hjálpar í raun verkefnum að ganga slétt frá upphafi til enda.

Þegar ekki að gefa fræðilegar ályktanir

Það fer hægari ferlið og leiðir til slæmra ákvarðana í B2B-vinnu ef maður fær ekki inntak frá sérfræðingum. Út frá því sem ég hef séð á sviðinu, þá missast verkefni oft um þann stategísku kant sem þarf til að ná nafnverulegum árangri þegar fagmenn deila ekki því sem þeir vita. Stórfyrirtæki eins og Google og Microsoft skilja þetta gott. Hópar þeirra blómstra þar sem þeir sameina mismunandi sjónarmið. Google framkvæmdi rannsóknir sem sýndu að sameining á hugmyndum leiðir venjulega til betri niðurstaðna. Að búa til rými þar sem fólk finnur það öruggt að tala opið getur breytt öllu. Hugsanlega gæti maður prófað að setja upp reglulegar hugmyndafossamætingar einu sinni á mánuði? Eða búa til einhvern tíma af forminu þar sem allir geta tekið þátt án þess að finna á þrýstingi. Við höfum fundið hjá okkar fyrirtæki að einhver svona aðgerð halda reglulega gangi samtalsins og bæti heildarlega ákvörðunartöku okkar.

Þyngdarsamhengið hlusta

Þegar einhver er ekki alveg vissulega að hlusta á samtölum á vinnustaðinum, þá getur það skemmt samskipti okkar við aðra á sviðsleveli. Fólk greinir þegar það er að tala við einhvern sem er bara að fara í gegnum hreyfingarnar í stead þess að alveg hlusta. Viðskiptavinir greina sérstaklega vel þegar hugmyndir þeirra virðast ekki muna mikill, sem veldur ýmsum vandræðum í framtíðinni fyrir samskipti við viðskiptavin. Nýlega rannsókn á samskiptum fann einhverja áhugaverða hluti líka - um þrjá fjórðuð fyrirtækja sáu betri tengsl við viðskiptavini eftir því sem starfsmenn voruðu í að hlusta virkilega. Fyrir þá sem vilja ná betri færni í þessu, að æfa hluti eins og að endurtaka það sem einhver sagði eða að samþætta lykilmál virkar nokkuð vel. Þessar einfaldu aðferðir hjálpa til við að tryggja að svar komi fram sem sannfærandi í stað vélamlegs. Að veita pláss virkilegum hlustun í venjulegum viðskiptaferlum gerir meira en að halda öllum að taka þátt þó; það byggir traust sem verður eftir lengur en ein stundin fundur eða símalínur.

Penna um Guðkvæð Grennir

Vankomul að Segja Nei

Þegar fólk er ekki í standi að segja nei, leiðir það oft að alvarlegum vandræðum á vinnustaðnum. Að taka á sér of mikið leiðir til þess að maður verði útrennur og skemmir bæði hugræna heilsu og raunverulega framleiðni. Rannsóknir í sálfræði sýna að það gerir mikla mun að setja greðslur fyrir það sem við getum haft áhuga á að halda okkur við og samt fá hlutina til að ganga. Sérfræðingar bendi á að mikilvægt sé að geta sagt viðmælendur að við séum að ná sér af öllu. Áætlun getur verið til dæmis að opna augun fyrir því að vinnulistanum sé fullur eða að bjóða upp á aðferðir í stað þess að neita beint. Til dæmis gæti einhver sagt að hann eða hún geti ekki tekið upp ný verkefni í þessari fjórðungu en bjóði þó upp á að yfirfara skjalasafnið í staðinn. Þegar maður lærnir að færa þessa jafnvægi, verður hægt að halda sérfræðingnum heilbrigðum og samt vinna upp sterka vinnusambönd við viðskiptavini.

Ósamkvæmt eftirlitskerfi

Þegar fyrirtæki missa að halda reglulegri samskiptum við viðskiptavini eftir upphaflegum fundum, vekur það oft vandamál á síðari stigi. Samkvæmt nýjum könnunum skoða viðskiptavinir ójafna eftirfylgni sem rauðan vif fyrir ófræðilegt hegðun. Og þegar fólk finnst hunsaður eða gleymtur, finnst þeim náttúrulega reiðilegt og gæti það gert þá að taka viðskiptin með sér annarsstaðar. Lausnin? Búið til ákveðna áreiðanlega eftirfylgniskerfi svo að allir vita hvaða hægt er að búast við. Flest góð fyrirtæki stilla áminningar í dagatal fyrir eftirspyrna, nota hugbúnað fyrir viðskiptavinaskilningu til að halda utan um ræður og koma á einfaldar reglur um hvers lengi svar ættu að taka. Ef einhver sendir t.d. spurningu með tölvupósti, reyna flestir sérfræðingar að svara innan 24 klukkustunda í mesta lagi. Þessar litlu en reglulegu aðgerðir byggja á sannfærum samböndum á langan tíma frekar en einfaldri viðskiptalegri skiptingu.

Að láta undan faglegt fræði

Þegar ekki er gefið rétt þyngd faglegum þekkingu er það alvarlega skemmd á samskiptum liða og á milli starfsmanna og ákvarðanatöku í hverjum viðskiptaskynjunum. Ef fólk fær ekki viðurkenningu fyrir það sem það veit, þá er líklegt að verkefni fari úr skýrslu vegna þess að ákvarðanir eru teknar án þess að nýta raunverulega reynslu. Rannsóknir sýna ljós tengsl milli þess að virða sérfræðingaupptöku og ná góðum niðurstöðum í verkefnum. Leiðtogar þurfa að tryggja að lið sín fái tækifæri til að ræða málin þegar mikilvægar ákvarðanir eru teknar. Þegar allir vita að hæfileikar þeirra eru mikilvægir, þá ganga fyrirtæki betur og samskipti milli deilda verða betri. Fyrirtæki sem byggja menningu sína í takti við virðingu fyrir ýmsar tegundir þekkingar sjá yfirleitt bætingu á bæði árangri og starfsánægju með tíma.

Algengar spurningar

Hvaða áhrif hefur óskilgreint verkefnasvið á viðskiptakommu?

Óskilgreint verkefnasvið getur leiðað til villutolkunar og ambugáðra skilninga, sem lokar í drögum í verkefnum og yfirspenna vegna óskilgreinda markmiða.

Hvernig getur notkun tækniþáttabreytingar áhrifst negatívt við viðskiptavinamál?

Ofanvöruð notkun tækniþáttar getur fjarlægt viðskiptavinu og leiðt að óskilgreindum, þar sem hún getur látið þá kanna úthlutað frá umræðu.

Af hverju eru sérstillingar á afmarkanlegum niðurstöðum mikilvægar í verkefnum?

Skertri og nákvæmar afmarkanlegar niðurstöður hjálpa að forða fyrirbærum um niðurstöður verkefnanna og tímalínu, varðveitandi traust viðskiptavina og tryggingu.