Mga Marker: Hinuhod ang Mga Karaniwang Kamalian

Markers ng Malinaw na Komunikasyon

Hindi Tinukoy na Sakop ng Proyekto

Kapag hindi malinaw na natukoy ang saklaw ng proyekto mula sa simula, nagkakaroon ng kalituhan sa komunikasyon sa mga grupo, na nagdudulot ng iba't ibang problema sa hinaharap tulad ng pagkabigo sa deadline at pagtaas ng badyet. Noong kamakailan ay nagawa ng Project Management Institute ang kanilang pananaliksik at natuklasan na halos 40% ng lahat ng proyekto ay nagwawasak at nagkakabigo dahil walang nakakaalam kung ano talaga ang kanilang dapat gawin. Iyan ang dahilan kung bakit napakahalaga ng pagtukoy sa saklaw nito, dahil ito ang nagtatakda kung ano ang talagang posible kumpara sa mga ninanais lamang ng mga tao. Isipin ang isang malaking kabiguan sa teknolohiya noong nakaraang ilang taon kung saan ang buong proyekto ay nagwakas dahil hindi magkasundo ang lahat sa mga mahahalagang tampok. Ang malinaw na komunikasyon ay hindi opsyonal — ito ay talagang kritikal. Ang pagkakaroon ng maagap na pagpupulong sa mga may-ari ng proyekto at lubos na dokumentasyon ay nagdudulot ng napakalaking pagkakaiba. Kapag may magkakatulad na pag-unawa ang lahat kung ano ang dapat gawin, ang mga proyekto ay karaniwang tumatakbo nang maayos at walang mga di-inaasahang problema na biglang lumilitaw.

Sobrang gamit ng Teknikong Jargon

Kapag ang mga negosyo ay sobrang nagbabale-wala sa teknikal na jargon, madalas itong nagtataboy sa mga kliyente sa halip na ilapit sila. Tignan lamang ang nangyayari sa mundo ng teknolohiya – napapahamak ang mga kompanya online dahil ang karaniwang tao ay hindi naiintindihan ang kanilang pinagsasabi. Ang solusyon? Panatilihing simple ang mga bagay sa karamihan ng oras. Sabihin lamang ang dapat sabihin nang walang mga magagandang salita. Ayon sa pananaliksik mula sa Cambridge, mas nakauunawa ang mga tao kapag isinasaad ang mga bagay nang tuwiran, at walang nagmumura sa mga propesyonal na nagpapahayag nang malinaw. Ang pagpili ng tuwirang komunikasyon sa halip na mga kumplikadong paliwanag ay nagpaparamdam sa lahat ng kaginhawaan at nagtatayo ng tunay na tiwala sa pagitan ng mga partido sa anumang uri ng relasyon sa negosyo.

Kawalan ng Katuturan sa mga Deliverables

Kapag ang mga deliverables ay hindi malinaw, nagiging mahirap para sa mga kliyente na maintindihan kung ano ang dapat asahan at kailan mangyayari ang mga bagay, na sa huli ay nakakaapekto sa tiwala sa loob ng matagalang panahon. Ang mga proyekto kung saan ang mga deliverables ay hindi malinaw na nakasaad ay karaniwang nag-iiwan sa lahat na naghihinala, na nagreresulta sa maraming hindi nasiyadong kliyente sa bandang huli. Kung gusto natin ng masayang mga kliyente, magsimula sa mga seryosong depinisyon kung ano ang dapat ihatid ay talagang makapagbabago mula pa sa unang araw. Karamihan sa mga propesyonal sa larangang ito ay binabanggit kung gaano kahalaga na isulat nang eksakto kung ano ang bawat deliverable upang ang lahat ng kasali ay malinaw kung ano ang kanilang tinutungo. Ang malinaw na mga hangganan ay nakatutulong upang manatiling maayos ang samahan habang pinapataas ang posibilidad na matagumpay na maisasakatuparan ang proyekto. Mas kaunti ang pagkakataon para sa mga misunderstanding at pagkakamali kapag lahat ay naipaliwanag nang maaga.

Markers ng Propesyonal na Interaksyon

Mga Hindi Propesyonal na Piling Wika

Ang paggamit ng impormal o di-propesyonal na wika habang nakikipagkomunikasyon sa mga kliyente ay madalas nagdudulot ng siraang relasyon at nakakaapekto sa imahe ng kumpanya. Kapag nakikitungo sa ibang negosyo, mahalaga na panatilihin ang propesyonal dahil ipinapakita nito ang mga halaga na kinakatawan ng kumpanya at kung gaano ito nagmamalasakit sa kanilang mga kliyente. Ang mga salita tulad ng ASAP o text speak tulad ng LOL ay hindi maganda ring tingnan sa mga negosasyong setting. Maaaring magbunsod ito ng ideya na hindi seryoso ang nagpapadala. Ayon kay Caroline Duncan na nagtatrabaho sa komunikasyon, mahalagang maglaan ng oras upang sumulat ng maayos na mga email at mensahe upang makatulong sa pagbuo ng mas mahusay na koneksyon sa mga kliyente. Ang ganitong uri ng pagsisikap ay nakakatulong upang mapalago ang tiwala sa paglipas ng panahon at nagpaparamdam sa magkabilang panig na may respeto sa kanilang pakikipag-ugnayan.

Pagbaya sa Mga Detalye ng Kontrata

Hindi paglaan ng oras para talakayin nang maayos ang mga detalye ng kontrata ay karaniwang nagreresulta sa malalang problema sa hinaharap kabilang ang mga legal na pagtatalo at kalituhan tungkol sa talagang napagkasunduan. Karamihan sa mga tao ay palaging umaasa na lahat ay nakakaunawa ng kanilang sinasabi nang hindi talaga sinusuri kung ito ay totoo. Ang mga numero ay sumusuporta dito - maraming pagtatalo sa negosyo ang nagmumula sa mga ambigwous o hindi malinaw na salita sa kontrata. Kung nais ng mga kompanya na maiwasan ang mga problema sa hinaharap, kailangan nilang magtipon-tipon at tiyaking lahat ng nasa kontrata ay malinaw sa lahat ng kasangkot. Ang malinaw na komunikasyon ay hindi lamang mabuting kasanayan - ito ay nakatutulong sa pagbuo ng tiwala sa pagitan ng mga negosyo na nagtatrabaho nang matagalang panahon.

Pagtutol sa Konstruktibong Pagsusuri

Ang pagbubukas sa positibong puna ay hindi lamang isang magandang gawi kundi mahalaga upang mapanatili ang maayos na takbo ng trabaho sa anumang lugar at mapabuti ang komunikasyon ng lahat. Kapag ang isang tao ay tumanggi sa kritisismo, ito ay humihinto sa pag-unlad at nakakaapekto sa pagtutulungan ng grupo at sa paglago ng sarili. Nakita na natin ang maraming sitwasyon kung saan ang mga grupo na talagang nakikinig sa opinyon ng iba ay mas nagtatagumpay dahil mas maayos ang kanilang pakikipagtulungan at palitan ng mga ideya. Ang paglikha ng isang kapaligiran kung saan komportable ang mga tao sa pagbahagi ng kanilang saloobin ay nangangahulugan na ang mga tagapamahala ay dapat regular na magtanong at magpahalaga sa sinumang nagsasabi ng kanilang opinyon. Mayroong mga kompanya na gumagamit ng mga buwanang pulong o online na porma kung saan ang mga empleyado ay maaaring magbigay ng tapat na puna nang hindi nagpapakilala. Ang mga ganitong paraan ay nakakatulong upang mabawasan ang mga pagkakaiba sa pagitan ng mga kasamahan sa trabaho at magresulta sa mas magandang kalalabasan.

Pagbalewala sa mga Katanungan ng Kliyente

Kapag binalewala ng mga kumpanya ang sinasabi ng kanilang mga kliyente, ito ay nagdudulot ng tunay na problema sa komunikasyon at nagpapabagsak sa tiwala na matagal nang itinatag. Ang mga kliyente na hindi naririnig ay kadalasang nagtatapos na pakiramdam nila ay mga numero lamang sa spreadsheet sa halip na tunay na tao na may mga pangangailangan. Isang halimbawa ay isang software company na binalewala ang mga reklamo tungkol sa mga bug sa kanilang sistema. Ano ang resulta? Naaantala ang mga proyekto, tumataas ang emosyon, at hindi nagtatagal, ang mga kliyenteng ito ay naghahanap na ng ibang serbisyo. Iyon ang dahilan kung bakit kailangan natin ng mga grupo na talagang nakikinig sa mga kliyente. Ang pag-aayos ng mga regular na pulong kung saan talakayin ang feedback ay nagpapaganda ng lahat. Maaaring isang beses sa isang linggo o gamit ang mga simpleng online form. Ang mabilisang paglutas sa mga suliranin ay hindi lamang nagpapanatili ng kasiyahan ng kliyente kundi nagpapagana rin ng maayos sa proyekto mula umpisa hanggang sa katapusan.

Pagpapabaya sa mga Eksperto Opinion

Hindi makakakuha ng input mula sa mga eksperto ang nagpapabagal ng mga bagay at nag-uudyok sa masamang pagpapasya sa trabaho na business-to-business. Batay sa aking nakikita sa larangan, kapag ang mga propesyonal ay hindi nagbabahagi ng kanilang nalalaman, ang mga proyekto ay kadalasang nawawalan ng gilid na estratehiko na kinakailangan para talagang magtagumpay. Ang mga malalaking kumpanya tulad ng Google at Microsoft ay nakauunawa nito nang maayos. Ang kanilang mga grupo ay kumikinang dahil pinagsama-sama nila ang iba't ibang pananaw. Nagawa ng Google ang ilang pananaliksik na nagpapakita na ang paghahalo ng mga ideya ay karaniwang nagbubunga ng mas mahusay na resulta. Ang paglikha ng mga espasyo kung saan nararamdaman ng mga tao na komportable silang magsalita nang bukas ay nagpapakaibang-iba. Baka subukan ang pag-aayos ng mga regular na pulong ng brainstorming isang beses sa isang buwan? O lumikha ng isang uri ng forum kung saan maaaring magsalita ang lahat nang hindi nararamdaman ang presyon. Natagpuan namin sa aming kumpanya na ang paggawa ng ganitong uri ng gawain nang regular ay nagpapanatili ng maayos na komunikasyon at nagpapabuti sa paraan ng aming paggawa ng desisyon sa kabuuan.

Mga Kagustuhan sa Pasibong Paghinango

Nangyayari ang paghihirap sa ugnayan natin sa mga kasamahan sa trabaho kung ang isang tao ay hindi talaga nakikinig nang maigi sa mga usapan. Nararamdaman ng mga tao kapag sila'y kinakausap ng isang taong hindi talaga nakikinig at nagbabale-wala lang. Lalo na itong napapansin ng mga kliyente kapag hindi sila binibigyan ng sapat na halaga, na nagdudulot ng iba't ibang problema sa kanilang ugnayan sa negosyo. Isang pag-aaral hinggil sa komunikasyon ay nakakita rin ng isang kakaiba – halos tatlong-kapat ng mga kompanya ay nakaranas ng mas magandang ugnayan sa kanilang mga kliyente matapos sanayin ang kanilang mga empleyado sa aktibong pakikinig. Para sa mga gustong mapabuti ang kanilang kasanayan dito, ang pagsasanay sa mga paraan tulad ng pag-uulit ng sinabi ng kausap o pagbubuod ng mahahalagang punto ay napatunayang epektibo. Ang mga simpleng paraang ito ay nakatutulong upang ang mga tugon ay mukhang tunay at hindi parang robot. Hindi lang nito pinapanatili ang aktibong pakikilahok ng lahat, ang pagpapahalaga sa aktibong pakikinig sa loob ng mga regular na transaksyon sa negosyo ay nagtatayo ng tiwala na mananatili nang lampas sa isang pulong o tawag lang.

Markers ng Mabubuting Hanggaan

Kakahinatnan na Sabihin Hindi

Kapag nahihirapan ang mga tao na sabihing 'hindi', ito ay maaaring magdulot ng malubhang problema sa trabaho. Ang pagtanggap ng masyadong maraming gawain ay nagreresulta sa pagkaburnout at nakakaapekto sa kalusugan ng isip pati na rin sa produktibidad. Ayon sa mga pag-aaral sa sikolohiya, ang pagtatakda ng malinaw na hangganan kung ano ang kayang gampanan ay nakakatulong upang manatiling balanse habang nagagawa pa rin ang mga dapat gawin. Binanggit ng mga eksperto na mahalaga ang abilidad na ipaalam sa iba kapag nararamdaman nating abot-tapat na tayo. Ang ilang praktikal na paraan ay maaaring kasangkot ang pag-amin na puno na ang ating workload o pag-aalok ng alternatibong solusyon sa halip na tumanggi nang diretso. Halimbawa, maaaring sabihin ng isang tao na hindi niya kayang pagbigyan ng pansin ang bagong proyekto ngayong quarter pero maaari niyang suriin ang dokumentasyon. Ang pagiging bihasa sa balancing act na ito ay nakatutulong upang manatiling malusog ang isang propesyonal habang pinapanatili pa rin ang matatag na ugnayan sa mga kliyente.

Hindi kumukuha ng konsistente na pagsubok

Kapag hindi nakapagpapanatili ng regular na komunikasyon ang mga kompanya sa kanilang mga kliyente pagkatapos ng paunang pagpupulong, ito ay karaniwang nagdudulot ng problema sa hinaharap. Ayon sa mga kamakailang survey, ang mga kliyente ay nakikita ang hindi pare-parehong pagpapatuloy bilang isang babala ng di-propesyonal na pag-uugali. At kapag ang mga tao ay nakaramdam na sila ay pinabayaan o nakalimutan, natural lamang na magagalit sila at maaaring humantong sa kanilang pagkuha ng serbisyo o produkto sa ibang lugar. Ano ang solusyon? Gumawa ng isang maayos at maaasahang iskedyul ng pagpapatuloy upang ang lahat ay may malinaw na inaasahan. Ang karamihan sa mga matagumpay na negosyo ay naglalagay ng mga alerto sa kanilang kalendaryo para sa mga follow-up, gumagamit ng software para sa relasyon sa kliyente upang subaybayan ang mga nakaraang usapan, at nagtatatag ng simpleng alituntunin tungkol sa maximum na oras ng pagtugon. Halimbawa, kapag may nag-email ng katanungan, ang karamihan sa mga propesyonal ay naglalayong sumagot sa loob lamang ng 24 oras. Ang mga maliit ngunit pare-parehong aksyon ay nakatutulong upang mabuo ang tunay na relasyon sa kliyente sa paglipas ng panahon at hindi lamang isang transaksyonal na ugnayan.

Pagbaba ng Bantas sa Propesyunal na Eksperto

Hindi pagbibigay ng tamang halaga sa propesyonal na kaalaman ay nakakaapekto nang malaki sa komunikasyon ng mga grupo at pagpapasya sa loob ng anumang kapaligirang pang-negosyo. Kung hindi binibigyan ng kredito ang kaalaman ng mga tao, ang mga proyekto ay karaniwang naliligaw dahil ang mga desisyon ay ginagawa nang walang benepisyo ng tunay na karanasan. Ang pananaliksik ay nagpapakita ng malinaw na ugnayan sa pagitan ng pagpapahalaga sa opinyon ng eksperto at pagkamit ng magagandang resulta sa mga proyekto. Kailangan ng mga lider na tiyaking naririnig ng kanilang grupo kapag nasa punto na ang paggawa ng mahahalagang desisyon. Kapag alam ng lahat na mahalaga ang kanilang mga kasanayan, mas maayos ang takbo ng negosyo at mas magiging epektibo ang komunikasyon sa iba't ibang departamento. Ang mga kompanya na nagtatayo ng kultura na batay sa pag-respeto sa iba't ibang uri ng kaalaman ay kadalasang nakakakita ng pagpapabuti sa parehong kahusayan at kasiyahan ng mga empleyado sa paglipas ng panahon.

FAQ

Ano ang epekto ng hindi tinukoy na sakop ng proyekto sa komunikasyon?

Maaaring magresulta ang hindi tinukoy na sakop ng proyekto sa pagkakamali sa komunikasyon at konsensyun, na nagiging sanhi ng pagdadalang ng proyekto at sobrang budget dahil sa mga hindi klarong obhektibo.

Paano maaaring mapaburuk ang relasyon sa mga kliyente sa pamamagitan ng paggamit ng teknikal na salitang panauhan?

Ang sobrang paggamit ng teknikal na salita ay maaaring mag-alis sa mga kliyente at humantong sa mga pagkakamali, dahil maaalala ito ang makikinabang sa kanila mula sa usapan.

Bakit mahalaga ang mga tiyak na deliverables sa mga proyekto?

Ang malinaw at tiyak na deliverables ay tumutulong upang maiwasan ang kaguluhan tungkol sa mga resulta at deadlines ng proyekto, pangangalagaan ang tiwala at kapagandahan ng mga kliyente.