EN
Pen Marking komunikasi Jelas
Skop Projek Tidak Terdefinisi
Apabila skop projek tidak jelas didefinisikan sejak permulaan, pasukan akhirnya bercakap melangkau antara satu sama lain, yang menyebabkan pelbagai masalah pada masa hadapan seperti kelewatan dan bajet yang membengkak. Institut Pengurusan Projek telah melakukan kajian tidak lama dahulu dan mendapati hampir 40% daripada semua projek gagal kerana tiada sesiapa yang mengetahui dengan tepat apakah yang sepatutnya mereka bina. Oleh itu, adalah sangat penting untuk menentukan skop dengan betul kerana ianya menetapkan asas bagi apa yang sebenarnya boleh dicapai berbanding dengan apa yang hanya diharapkan oleh orang ramai. Ambil kisah kegagalan besar dalam bidang teknologi beberapa tahun yang lalu di mana keseluruhan projek runtuh disebabkan oleh ketidaksepakatan mengenai ciri-ciri utama yang diperlukan. Komunikasi yang jelas bukanlah pilihan—ia adalah sangat kritikal. Mengumpulkan para pemangkin berkepentingan sejak awal lagi dan mendokumentasikan segala perkara dengan lengkap boleh membuatkan perbezaan yang besar. Apabila semua pihak memahami dengan sama apa yang perlu dilakukan, projek biasanya berjalan dengan lebih lancar tanpa kejutan-kejutan buruk yang muncul secara tiba-tiba.
Penggunaan Berlebihan Jargon Teknikal
Apabila syarikat menggunakan terlalu banyak jargon teknikal, ini sering kali menjauhkan pelanggan bukan mendekatkan mereka. Lihat sahaja apa yang berlaku di dunia teknologi – syarikat menerima kritikan di internet kerana orang biasa tidak faham dengan apa yang cuba mereka sampaikan. Apa penyelesaiannya? Gunakan bahasa yang mudah pada kebiasaannya. Cukup katakan apa yang perlu disampaikan tanpa menggunakan kata-kata yang rumit. Kajian daripada Cambridge menunjukkan bahawa manusia sebenarnya lebih memahami sesuatu apabila ia dinyatakan secara jelas, dan tiada siapa yang memandang rendah profesional yang berkomunikasi dengan jelas. Menggunakan bahasa yang terus terang dan bukan penjelasan yang rumit membuatkan semua pihak berasa lebih selesa dan membina kepercayaan yang sebenar antara pihak-pihak yang terlibat dalam sebarang hubungan perniagaan.
Kekaburan dalam Hasil Kerja
Apabila hasil kerja tidak jelas, pelanggan akan bingung tentang apa yang perlu mereka jangkakan dan bilakah perkara tersebut akan benar-benar berlaku, dan ini secara perlahan memudaratkan kepercayaan. Projek di mana hasil kerja tidak dinyatakan dengan jelas cenderung membuatkan semua pihak hanya berspekulasi, seterusnya mengakibatkan ramai pelanggan yang kecewa pada masa hadapan. Jika kita mahukan pelanggan yang gembira, bermula dengan definisi hasil kerja yang kukuh dan jelas merupakan perkara yang sangat penting sejak hari pertama lagi. Kebanyakan profesional dalam bidang ini menekankan betapa pentingnya untuk menulis dengan tepat apa yang dimaksudkan dengan setiap hasil kerja supaya semua pihak yang terlibat tahu dengan jelas apa yang mereka perlu capai. Sempadan yang jelas membantu memelihara hubungan yang sihat sambil meningkatkan kemungkinan penyelesaian projek yang berjaya. Risiko salah faham dan kesilapan juga menjadi lebih rendah apabila segalanya telah dinyatakan sejak awal lagi.
Pen Marking kesinterakan Profesional
Pilihan Bahasa Tidak Profesional
Menggunakan bahasa yang santai atau tidak profesional ketika berkomunikasi dengan pelanggan sering kali menyebabkan kerosakan hubungan dan menjejaskan imej syarikat. Apabila berurusan dengan perniagaan lain, memastikan komunikasi kekal profesional adalah penting kerana ia menunjukkan jenis nilai yang syarikat pegang dan sejauh mana mereka benar-benar mengambil berat tentang pelanggan mereka. Perkataan seperti ASAP atau bahasa pesanan ringkas seperti LOL tidak memberi kesan yang baik dalam persekitaran perniagaan. Ia cenderung membuatkan orang berfikiran penghantar tidak mengambil perkara dengan serius. Menurut Caroline Duncan yang bekerja dalam bidang komunikasi, meluangkan masa untuk menulis e-mel dan mesej dengan betul membantu membina hubungan yang lebih baik dengan pelanggan. Usaha sebegini mencipta kepercayaan dari masa ke semasa dan membuatkan kedua-dua pihak berasa dihormati dalam urus niaga mereka.
Mengabaikan Butiran Kontrak
Tidak meluangkan masa untuk meneliti dengan betul butiran kontrak sering kali membawa kepada masalah besar pada masa hadapan termasuk pertelingkahan undang-undang dan kekeliruan mengenai apa yang sebenarnya dipersetujui. Kebanyakkannya, orang hanya mengandaikan semua orang tahu apa yang mereka bincangkan tanpa sebenarnya menyemak sama ada ini benar. Nombor juga menyokong ini—terlalu banyak perselisihan perniagaan datang terus daripada bahasa kontrak yang kabur atau tidak jelas. Jika syarikat-syarikat ingin mengelakkan sakit kepala pada masa hadapan, mereka perlu duduk bersama dan memastikan segala-galanya dalam kontrak itu jelas kepada semua pihak yang terlibat. Komunikasi yang jelas bukan sahaja amalan yang baik, malah membantu membina kepercayaan antara syarikat yang bekerjasama dalam jangka panjang.
Menolak Maklum Balas Konstruktif
Membuka diri terhadap maklum balas yang positif bukan sahaja perkara yang diingini tetapi juga penting untuk memastikan kelancaran operasi di mana-mana tempat kerja sambil meningkatkan cara komunikasi semua pihak. Apabila seseorang itu menutup diri terhadap kritikan, secara asasnya ia menghentikan kemajuan dan menjejaskan kerja berkumpulan serta perkembangan individu. Kami telah melihat banyak situasi di mana kumpulan yang benar-benar mendengar pandangan orang lain berjaya dengan lebih baik kerana mereka dapat bekerjasama secara lebih berkesan dan berkongsi idea secara bebas. Mencipta suasana di mana individu berasa selesa untuk memberikan pendapat bermaksud pengurus perlu bertanya secara berkala dan menunjukkan penghargaan apabila seseorang itu bersuara. Sesetengah syarikat mendapati kejayaan melalui semakan bulanan atau borang dalam talian di mana pekerja boleh memberikan pendapat secara jujur dan tanpa nama. Pendekatan ini membantu meruntuhkan dinding antara rakan sekerja dan membawa kepada keputusan yang lebih baik secara keseluruhannya.
Mengabaikan Kesan Pelanggan
Apabila syarikat mengabaikan apa yang pelanggan mereka katakan, ia mencipta masalah sebenar untuk komunikasi dan memusnahkan kepercayaan yang sukar untuk dibina. Pelanggan yang tidak didengar sering kali akhirnya berasa seperti nombor sahaja dalam hamparan berbanding individu sebenar yang mempunyai keperluan. Ambil contoh sebuah syarikat perisian yang mengabaikan aduan mengenai pepijat (bugs) dalam sistem mereka. Apakah hasilnya? Projek mengalami kelewatan, emosi membara, dan tidak lama kemudian, pelanggan-pelanggan ini mula mencari perkhidmatan yang lebih baik di tempat lain. Oleh itu, kita memerlukan pasukan yang benar-benar mendengar apa yang pelanggan ingin sampaikan. Penyediaan mesyuarat berkala untuk membincangkan maklum balas yang diterima boleh membuat perbezaan besar. Mungkin sekali seminggu atau melalui borang dalam talian yang ringkas merupakan pendekatan terbaik. Menyelesaikan masalah-masalah ini dengan segera bukan sahaja menjaga kepuasan pelanggan, tetapi juga membantu menjalankan projek dengan lebih lancar dari mula hingga siap.
Menahan Pendapat Pakar
Tidak mendapatkan input daripada pakar benar-benar memperlahankan perkara dan membawa kepada keputusan yang buruk dalam kerja-kerja perniagaan-ke-perniagaan. Berdasarkan apa yang telah saya lihat di lapangan, apabila profesional tidak berkongsi pengetahuan mereka, projek-projek sering kali kehilangan kelebihan strategik yang diperlukan untuk benar-benar berjaya. Syarikat besar seperti Google dan Microsoft memahami perkara ini dengan baik. Pasukan mereka berkembang kerana mereka menggabungkan pelbagai perspektif. Google telah menjalankan kajian yang menunjukkan bahawa pencampuran idea biasanya menghasilkan hasil yang lebih baik. Mencipta ruang di mana orang berasa selesa untuk bercakap secara terbuka membuat kesan yang besar. Mungkin cuba mengadakan mesyuarat brainstroming secara berkala sekali sebulan? Atau mencipta sejenis forum di mana semua orang boleh memberi input tanpa berasa tertekan. Kami mendapati di syarikat kami bahawa melakukan sesuatu seperti ini secara berkala mengekalkan aliran komunikasi dan meningkatkan cara kita membuat keputusan secara keseluruhannya.
Kebiasaan Mendengar Secara Pasif
Apabila seseorang tidak benar-benar memberi perhatian semasa perbualan di tempat kerja, ia cenderung menjejaskan cara kita menghubungkan diri secara profesional dengan orang lain. Orang akan menyedari apabila mereka berbual dengan seseorang yang sekadar menjalani rutin dan bukan benar-benar mendengar. Pelanggan khususnya akan memperhatikan apabila fikiran mereka seolah tidak begitu penting, yang seterusnya menyebabkan pelbagai masalah pada hubungan perniagaan di masa hadapan. Satu kajian terkini mengenai komunikasi turut menemui sesuatu yang menarik – kira-kira tiga perempat daripada syarikat melaporkan hubungan yang lebih baik dengan pelanggan selepas memberi latihan kemahiran mendengar secara aktif kepada staf. Bagi mereka yang ingin meningkatkan kemahiran ini, amalkan perkara-perkara seperti mengulang semula apa yang telah dikatakan oleh seseorang atau membuat ringkasan titik utama, kerana kaedah ini cukup berkesan. Teknik-teknik ringkas ini membantu memastikan jawapan yang diberi kelihatan ikhlas dan bukan seperti robot. Memberi ruang untuk mendengar secara aktif dalam urusan perniagaan harian bukan sahaja menjaga keterlibatan semua pihak; malah ia membina kepercayaan yang berkekalan jauh melebihi mesyuarat atau panggilan tunggal.
Pen Marking tentang Sempadan Sihat
Renggan Berkata Tidak
Apabila orang ramai sukar untuk mengatakan tidak, ini sering kali membawa kepada masalah serius di tempat kerja. Mengambil terlalu banyak beban akhirnya menyebabkan keletihan dan menjejaskan kesihatan mental serta tahap produktiviti sebenar. Kajian psikologi menunjukkan bahawa menentukan had dengan jelas mengenai apa yang mampu kita tangani boleh membuat perbezaan besar dalam memastikan kita kekal waras sambil tetap dapat menyelesaikan tugas. Pakar-pakar menekankan bahawa pentingnya mengetahui cara memberitahu orang lain apabila kita sudah terlalu banyak beban. Pendekatan praktikal mungkin melibatkan pengakuan secara jujur bahawa beban kerja sudah penuh, atau mencadangkan alternatif lain selain menolak secara langsung. Sebagai contoh, seseorang itu mungkin menyatakan bahawa dia tidak boleh mengambil projek baru pada suku ini tetapi menawarkan untuk menyemak dokumen sebagai gantinya. Mahir dalam melakukan keseimbangan ini membantu memastikan profesional kekal sihat sambil membina hubungan kerja yang kukuh dengan pelanggan.
Amalan Tindak Balas Tidak Konsisten
Apabila syarikat gagal mengekalkan hubungan berkala dengan pelanggan selepas mesyuarat permulaan, ini biasanya akan menyebabkan masalah pada masa hadapan. Menurut kajian terkini, pelanggan cenderung melihat kegagalan tindakan susulan yang konsisten sebagai amaran berkelakuan tidak profesional. Dan apabila seseorang itu berasa diabaikan atau dilupakan, secara semulajadinya mereka akan berasa kecewa dan mungkin akan membawa perniagaan mereka ke tempat lain. Apakah penyelesaiannya? Cipta jadual susulan yang boleh dipercayai supaya semua pihak mengetahui apa yang perlu dijangkakan. Kebanyakan perniagaan yang berjaya menetapkan amaran kalendar untuk membuat semakan, menggunakan perisian hubungan pelanggan untuk memantau perbualan, serta menubuhkan peraturan mudah mengenai tempoh tindak balas yang diperlukan. Sebagai contoh, jika seseorang menghantar soalan melalui e-mel, kebanyakan profesional berusaha untuk memberi jawapan dalam tempoh 24 jam pada maksimumnya. Tindakan kecil tetapi konsisten seperti ini akan membina hubungan yang sebenar pada masa akan datang, bukan sekadar pertukaran transaksi semata-mata.
Mengunderragakan Kepakaran Profesional
Tidak memberi pemberat yang sesuai kepada pengetahuan profesional benar-benar mengganggu cara komunikasi pasukan dan menjadikan keputusan di dalam sebarang persekitaran perniagaan. Jika individu tidak diberi pengiktirafan atas pengetahuan yang mereka ada, projek cenderung keluar dari landasan kerana keputusan dibuat tanpa manfaat pengalaman sebenar. Kajian menunjukkan hubungan jelas antara menghargai pendapat pakar dan kejayaan projek. Pemimpin perlu memastikan pasukan mereka berasa didengar apabila perkara penting perlu diputuskan. Apabila semua orang tahu kemahiran mereka penting, perniagaan berjalan lebih lancar dan komunikasi antara jabatan meningkat. Syarikat yang membina budaya menghormati pelbagai jenis pengetahuan biasanya melihat peningkatan dari segi kecekapan dan kepuasan pekerja dari semasa ke semasa.
Soalan Lazim
Apakah kesan ruang projek yang tidak ditakrifkan terhadap komunikasi?
Ruang projek yang tidak ditakrifkan boleh menyebabkan salah faham dan kebingungan, yang mengakibatkan tundaan projek dan melampau anggaran kerana objektif yang tidak jelas.
Bagaimana penggunaan istilah teknikal boleh memberi kesan negatif terhadap hubungan pelanggan?
Penggunaan berlebihan jargon teknikal boleh menjauhkan pelanggan dan menyebabkan salah faham, kerana ia boleh membuat mereka rasa terkecuali dari perbincangan.
Mengapa hasil kerja spesifik penting dalam projek?
Hasil kerja yang jelas dan spesifik membantu mengelakkan kebingungan tentang hasil projek dan tenggat masa, melindungi keyakinan dan kepuasan pelanggan.
