EN
Markeaidd o Gyfathrebu Clir
Amcangyfrif Prosiect Anghlyrus
Pan nad yw meyscop y prosiect yn cael eu diffinio'n glir o'r dechrau, mae tîmau'n dod i ben siarad a'i gilydd sy'n achosi pob math o broblemau ar y ffordd o ddod o hyd at dermineddiau a chyllid sy'n gogwydd. Roedd Y Sefydliad Rheoli Prosiectau wedi gwneud ymchwil yn ddiweddar ac fe wnaethant ddod o hyd i'r ffaith bod bron i 40% o'r prosiectau yn colli oherwydd nad oedd neb yn gwybod yn union beth roedden nhw'n disgwyl i'w hadeiladu. Dyna pam mae cael y meyscop yn iawn yn mor bwysig, mae'n gosod y golygfa ar gyfer beth sy'n bosibl yn wir yn olyg y rhagdrioedd. Cewch gymryd hwnny o fethiant mawr yn y tech o ychydig flynyddoedd yn ôl ble wnaeth y cyfan ddod i ben o dan ei phif oherwydd nad oedd neb yn gallu cytuno ar ba nodweddion oeddent yn hanfodol. Nid yw chweilfryd clir yn ddewisol mae'n hanfodol iawn. Mae dod â phartneriaid y prosiect o amgylch y bwrdd yn gynnar a dogfennu popeth yn ddigonol yn gwneud gwahaniaeth enfawr. Pan mae gan bawb yr un dealltwriaeth o beth sydd angen ei wneud, mae prosiectau'n tendid i redeg yn llawer haws heb y rhagdrioedd drwg sy'n dod allan o'r dim.
Defnydd rhyfel o Geirfa Technegol
Pan mae busnesau'n gadael jargon technegol yn rhy lawer, mae hyn yn aml yn gwthio cleientiau i ffwrdd yn hytrach na'u tynnu yn agosach. Edrychwch ar yr hyn a ddigwydd yn y byd dechnoleg bob amser - mae cwmnïau'n cael eu critigio ar-lein oherwydd bod pobl arferol yn syml ddim yn deall yr hyn maen nhw'n ei ddweud. Beth y dylech chi ei wneud? Cadw pethau syml yn y rhan fwyaf o'r amser. Dywedwch beth mae angen ei ddweud heb yr ord yn ddigon tebygol. Mae ymchwil gan y Brifysgol Caeredin yn dangos bod pobl yn deall pethau'n well pan maen nhw'n cael eu cyflwyno yn symlach, ac nid oes dim byd yn meddwl llai am broffesiynolion sy'n cyfathrebu'n glir. Os ydych chi'n dewis siarad yn syth yn hytrach na chymhlethi a esboniadau anodd, mae hyn yn gwneud pawb yn teimlo'n fwy gyfforddus ac yn adeiladu hyder go iawn rhwng y partïon sydd yn ymarferol yn y berthnas busnesol.
Anonybiad mewn Canlyniadau
Pan mae'r cynghorion yn anghywir, mae'n deallus i gleifion ddigon am yr hyn dylent eu disgwyl a phan fydd pethau'n digwydd yn wirioneddol, sy'n niweidio hyder dros amser. Mae prosiectau lle nad yw'r cynghorion wedi'u diffinio'n glir yn tueddu i adael pawb yn rhai, gan arwain at lawer o gleifion anhapus yn y pen draw. Os ydym yn dymuno cleifion hapus, dechrau gyda diffiniadau cryf a sylfaenog o beth sydd angen ei gyflawni yn gwneud y gwahaniaeth gyntaf o'r diwrnod un. Mae'r rhan fwyaf o broffesiynolion yn y maes hwn yn bwysleisio pa mor bwysig yw ysgrifennu'n union beth mae pob un o'r cynghorion yn ei gynnwys fel bod pawb sydd yn ymwneud yn gwybod am yr hyn maen nhw'n gweithio tuag ato. Mae terfynau clir yn helpu cadw perthnasoedd yn gyson tra'n gwneud cwblhau prosiect llwyddiant yn fwy tebygol. Mae llai o siawns o ddamwain a gwallau pan mae popeth yn cael ei esbonio yn bellach.
Markeaidd o Gyfathrebu Proffesiynol
Dewisiadau Iaith Annerbyniol
Defnyddio iaith anffurfiol neu anawdd pan siarad â chleientiaid yn aml yn arwain at berthnasoedd a lladd delwedd y cwmni. Pan ddarganfyddwch chi fasnachau eraill, mae'n bwysig cadw pethau proffesiynol oherwydd ei bod yn dangos pa fath gwerthoedd mae'r cwmni yn sefyll amdanynt a faint maen nhw'n gofyn am eu cleientiaid. Geiriau fel ASAP neu siarad testun fel LOL ddim yn dod drwy'n dda mewn gosodiadau busnes. Maen nhw'n tueddu i wneud pobl feddwl nad yw'r anfonwr yn cymryd pethau'n ddigon ddifrifol. Yn ôl Caroline Duncan sydd yn gwaith mewn cyfathrebu, mae cymryd amser i ysgrifennu e-byst a negeseuon addas yn helpu adeiladu cyswddau gwell â chleientiaid. Mae'r ymdrech fath yn creu hyder dros amser ac yn gwneud i'r ddau ochr deall eu bod yn cael eu parchu yn eu trafodaethau.
Anawgrymu manylion Cyfweliad
Does dim cymryd y amser i edrych dros y manylion o gytundeb yn addas yn aml yn arwain at broblemau mawr yn y ffordd o ddod gan gynnwys ymladd ar gyfreithiol a chymylchedd am beth a gytunwyd yn wir. Yn y rhan fwyaf o'r amser, mae pobl yn tybio bod pawb yn gwybod beth maen nhw'n ei ddweud heb wir brofi a yw hynny'n wir. Mae'r rhifau hefyd yn cefnogi hyn - mae llawer o wrandaethau busnes yn dod o iaith gytundeb anghliriach neu ddim yn glir. Os yw cwmnïau eisiau osgoi poen pen nes ymlaen, mae angen iddynt wneud pwrdd a sicrhau bod popeth yn y cytundeb yn gwneud synnwyr i bawb sydd yn ymwth â chytundeb. Cymuned eglur heb fod yn unig dda ar gyfer ymarfer, mae'n helpu i adeiladu hyder rhwng busnesau sydd yn gweithio gyda'i gilydd am hyd yn oeso.
Amheurobau Cyfeiriol Crefyddol
Mae agor i adborth da yn fwy na dim ond syniad da - mae'n hanfodol er mwyn cadw popeth yn rhedeg yn gludad yn y gweithle tra'n gwella sut mae pawb yn cyfathrebu. Pan mae pobl yn cau i feirniadaeth, mae hyn yn effeithio ar broses gan stopio cynnydd ar ei ôl a chau datblygiad personol a gwaith tîm hefyd. Rydym wedi gweld llawer o sefyllfaoedd ble mae grwpiau sydd wirioneddol yn gwrando ar beth mae pobl eraill yn ei ddweud yn dod yn well oherwydd bod gwaith tîm gwell a rhannu syniadau'n rhydd. Er mwyn creu atmosffer lle mae pobl yn teimlo'n gyfforddus wrth roi eu syniadau, mae angen i reolwyr ofyn o amgylch yn rheolaidd a dangos ymwrthedd pan mae rhywun yn siarad. Mae rhai cwmniau'n dod o hynt trwy gynnal cyfarfodyddau misol neu fformiau ar-lein ble mae gweithwyr yn gallu rhoi eu barn yn anhysbys. Mae'r ymagweddau hyn yn helpu dorri lawr y muriau rhwng gweithwyr a'n arwain at ganlyniadau gwell ar draws y bwrdd.
Anwybyddu Gyrhaeddiadau Cleient
Pan mae cwmnïau'n anwybyddu beth sydd yn ei meddwl gwestai, mae hyn yn creu problemau real ar gyfer y cyfathrebu a chodir y hyder sydd yn cymryd mor hir i'w hadeiladu. Mae gwestai sydd ddim yn cael eu clywed yn dod i'r afael yn aml fel pe bydden nhw'n rhifau ar daflen waith yn hytrach na phobl go iawn â anghenion. Cymharwch gwmni meddalwedd sydd yn anwybyddu cwynion am bwyntiau yn eu system er enghraifft. Y canlyniad? Mae tâskiau'n cael eu oedi, mae temperod yn codi a chyn hir mae'r gwestai hynny'n dechrau chwilio am leoliadau eraill am gwasanaeth gwell. Dyna pam mae angen tîmau sydd yn gwrando ar beth sydd yn ei meddwl gwestai. Mae gosod cyfarfodydd rheolaidd ble mae adborth yn cael ei drafod yn gwneud y gwahaniaeth. Efallai unwaith y wythnos neu drwy ffyrmau ar-lein syml sydd yn gweithio orau. Mae datrys y materion hyn yn gyflym yn gwneud mwy na dim ond cadw gwestai'n hapus mae'n helpu tâskiau i redeg yn gludad o ddechrau i ben.
Cadw Adroddiadau Arbenigol
Mae beidio â derbyn mewnbwn gan arbenigwyr yn gwneud i bethau fynd yn araf ac yn arwain at ddewis gwael yn y gwaith rhwng busnesau. O'r hyn a welsom yn y maes, pan nad yw profiadwyr yn rhannu eu gwybodaeth, mae tîmau yn colli'r ymyr gynllunio sydd ei angen er mwyn llwyddiant go iawn. Mae cwmnïau mawr fel Google a Microsoft yn deall hyn yn dda iawn. Mae eu tîmau yn lwcus oherwydd eu bod yn dod â gwahanol otsia ynghyd. Roedd Google wedi gwneud ymchwil a dangosodd bod cymysgu syniadau'n creu canlyniadau gwell yn gyffredinol. Mae creu gofodau lle mae pobl yn teimlo'n gyfforddus i siarad yn gwneud y gwahaniaeth. Efallai ceisio gosod cyfarfodydd llif syniadau ar gyfer pob mis? Neu greu fforwm ble gall pawb ymuno heb deimlo pwysau. Cenhwch gwmni ein bod yn dod o hyd i rywbeth fel hyn yn rheolaidd yn cadw'r cyfathrebiad yn rhedeg yn glud a hybu'r penderfynu ar y cyfan.
Habitoedd Ymgyson Cynnes
Pan nad yw rhywun yn talu sylw gwirioneddol yn ystod sgwrsi yn y gwaith, mae hynny'n tueddu i niweidio'r ffordd rydym yn cyswllt â rhai eraill yn broffesiynol. Mae pobl yn sylweddoli pan maen nhw'n siarad â rhywun sydd ond yn mynd trwy'r symudiadau yn hytrach na gwrando'n wir. Sylwir gan gleifion yn enwedig pan nad oes ymddangos bod eu syniadau'n bwriadol, sy'n arwain at bob math o broblemau yn y ffordd ar gyfer perthnasoedd busnes. Darganfododd astudiaeth ddiweddar ar gyfathrebu rhywbeth diddorol hefyd - bod tua chwe chant o gwmnïau wedi gweld cyswlltau gwell â chleifion ar ôl hyfforddi staff yn gwrando'n weithgar. Ar gyfer y rhai sydd eisiau gwella ar y peth hwn, mae ymarfer pethau fel ailadrodd beth a dweudodd rhywun neu grynhoi pwyntiau allweddol yn gweithio'n dda iawn. Mae'r triciau syml hyn yn helpu i sicrhau bod atebion yn dod o hyd fel bodinaidd yn hytrach na rhagleniedig. Mae gwneud gofod ar gyfer gwrando weithgar trwy'r ymarferion busnes rheolaidd yn gwneud mwy na cadw pawb yn ymgartrefedig er y fath; mae'n adeiladu hyder sy'n hyrraethu llawer chynt na chyd-destunau sengl neu alwadau.
Markeaidd ar Gyfqonau Iach
Anhafliad i Dweud Dim
Pan mae pobl yn cael trafferth â dweud 'na, mae hyn yn aml yn arwain at broblemau difrifol o waith. Mynediad ar ormod yn dod â llwyddiant a'i niweidio ar iechyd meddwl a hyd yn oed cynhyrchiant. Mae ymchwil seicoleg yn dangos bod tynnu llinellau clir o amgylch y hyn y gallwn ni drin yn gwneud gwahaniaeth fawr yn aros yn rhesymol tra byddwn yn llwyddo i wneud pethau. Mae'r arbenigwyr yn nodi bod ffigurio allan sut i ddweud wrth eraill pan rydym yn gweithio o dan bwysau yn bwysig iawn. Gallu canllawiau ymarferol yn cynnwys cydnabod yn agored bod y llwyth waith yn llawn neu gynnig datrysiadau amgen yn hytrach na dweud 'na yn uniongyrchol. Er enghraifft, gall rhywun ddweud nad yw modd iddyn nhw ddeall prosiectau newydd yn y cwarter hwn ond cynnig adolygu dogfennau yn hytrach. Mae dysgu sut i wneud y gweithred hwn yn iachâ i broffesiynolion tra byddn nhw'n adeiladu perthnasoedd cryf â chwsmeriaid.
Ymarferion Dilyn Ailosod Llygad
Pan mae cwmnïau'n methu cynnal cyswllt rheolaidd â chleientiaid ar ôl cyfarfodydd cychwynnol, mae hynny'n achosi problemau yn y pen draw fel arfer. Mae arolwgau diweddar yn awgrymu bod cleientiaid yn ystyried dilyn cynllun yn anghyson yn faner coch ar gyfer ymddygiad annhebygol. A phan mae pobl yn teimlo eu bod yn cael eu anwybyddu neu eu hargyhoeddi, mae eu hymennydd yn tyfu anawsturi a allai arwain iddyn nhw gymryd eu busnes i le eraill. Beth yw'r datrysiad? Creu rhyw fath amserlen dilynol y gellir ymddiried ynddi fel bod pawb yn gwybod beth i'w ddisgwyl. Mae'r fwyaf o fusnesau llwyddiant yn gosod arwyddion ar eu calendr ar gyfer gwiriadau, yn defnyddio meddalwared perthnasoedd gwerthychol i gadw trac ar sgwrsi, ac yn sefydlu rheolau syml am faint o amser dylai atebion gymryd. Er enghraifft, os yw rhywun yn anfon e-bost â chwestiwn, mae'r rhan fwyaf o broffesiynolwyr yn nodi ateb o fewn 24 awr o'r uchaf. Mae'r weithredoedd hyn, er y maent yn fach, ond yn gyson, yn adeiladu perthnasoedd go iawn dros amser yn hytrach na dim ond cyfnewidiadau masnachol.
Anabu Gwybodaeth Proffesiynol
Does dim ond â gwerth profiad proffesiynol yn niweidio sut mae tîmau'n cyfathrebu a'u penderfyniadau o fewn unrhyw amgylchedd busnes. Os nad yw pobl yn cael eu hadnabod am eu gwybodaeth, mae tîmau yn dod yn ôl o olwg oherwydd bod penderfyniadau'n cael eu gwneud heb elwa'r profiad go iawn. Mae ymchwil yn dangos cysylltiadau clir rhwng gwerthu barn arbenigol a chael canlyniadau da ar brojectau. Mae arweinyddion angen gwneud yn siŵr eu tîmau'n teimlo eu clywed wrth i wneud penderfyniadau pwysig. Pan mae pawb yn gwybod eu sgiliau yn bwysig, mae busnesau'n rhedeg yn gludach a'r siarad yn well rhwng adranau. Mae cwmnïau sydd â chwblhau o amgylchedd o gerdin gwahanol fathau o wybodaeth yn gweld gwella ar draws effeithloni a hyfrydoldeb gweithwyr dros amser.
Cwestiynau Cyffredin
Beth yw'r effaith o amrediad graddfa prosiect ar gyfathrebu?
Gall amrediad graddfa prosiect arwain at gymrydion a chamgymeriadau, gan achos deloedd prosiect a throi ar fyny'r cyllid oherwydd nodau anghlir.
Sut gall defnyddio iaith technegol negyddol effeithio ar wasanaethau cleient?
Defnyddio rhyfynnydd technegol yn aml gall achosi eu bod cleientiaid yn anghytunus ac yn arwain at wahanfarn, gan ei wneud yn bosibl iddyn nhw teimlo nad ydynt yn rhan o'r sgyrsiau.
Fyddai'n dda wybod pam mae datganiadau penodol yn bwysig mewn prosiectau?
Mae datganiadau glir a phenodol yn helpu i atal cyfuniad am canlyniadau a threfniant y prosiect, ddiogelu tryst cleientiaid a'u chyfrifoldeb.
