Маркери: Избягване на честите грешки

Маркери на Ясно Комуникиране

Неопределен Обхват на Проект

Когато обхватът на проектите не е ясно определен от самото начало, екипите свършват с говорене, които се разминават помежду си, което води до различни проблеми по-нататък като изпуснати срокове и надвишени бюджети. Институтът за управление на проекти (Project Management Institute) проведе проучване и установи, че почти 40% от всички проекти се провалят, защото никой не е знаел точно какво точно трябва да бъде изградено. Затова е толкова важно правилното определяне на обхвата – той определя границите на това, което действително е възможно, в сравнение с това, което хората просто си пожелават. Помислете за онзи голям провал в технологичната индустрия преди няколко години, когато цялата инициатива се провали, защото никой не можеше да се споразумее кои функции са основни. Ясната комуникация не е по избор – тя е абсолютно критична. Заседаването на заинтересованите страни на една маса в началния етап и подробният запис на всичко правят голяма разлика. Когато всички имат еднакво разбиране за това какво трябва да се случи, проектите обикновено протичат много по-гладко, без онези неприятни изненади, които идват изневиделица.

Превъзходно ползване на техническа жаргон

Когато бизнесите използват прекалено много технически жаргон, често това отблъсква клиентите, вместо да ги доближи. Вижте какво се случва постоянно в технологичния свят – компании получават критика в интернет, защото обикновените хора просто не разбират за какво става дума. Решението? Повечето от времето използвайте прост език. Просто казвайте това, което трябва да се каже, без излишни сложни думи. Проучване на Кеймбридж показва, че хората всъщност разбират нещата по-добре, когато са представени по ясен и прост начин, а никой не оценява по-ниско специалистите, които общуват ясно. Изборът на пряк и ясен език вместо сложни обяснения прави всички по-удобни и изгражда истинско доверие между страните, включени във всяка делова връзка.

Неясност в доставки

Когато резултатите не са ясно определени, клиентите се объркват какво да очакват и кога нещата действително ще се случат, което сериозно подкопава доверието с течение на времето. Проектите, при които доставките не са добре дефинирани, често оставят всички в неизвестност, което впоследствие води до разочаровани клиенти. Ако искаме доволни клиенти, започването със стабилно и ясно определение на това какво трябва да се достави прави голяма разлика още от първия ден. Повечето специалисти в тази област подчертават колко важно е да се запише точно какво включва всяко предвидено предаване, за да знае всеки участник към какъв резултат работи. Ясните граници помагат за запазване на добрите взаимоотношения и правят завършването на проекта далеч по-вероятно. Съществува по-малък шанс за недоразумения и грешки, когато всичко е изложено предварително.

Маркери на професионалното взаимодействие

Непрофесионални избори на език

Използването на неформален или непрофесионален език при общуване с клиенти често води до повредени взаимоотношения и вреди на имиджа на компанията. Когато се има работа с други бизнеси, важно е да се запази професионализъм, защото това показва какви са ценностите, за които компанията се придържа, и колко наистина ѝ е грижа за клиентите ѝ. Думи като ASAP или текстови изрази като LOL не предават добре в бизнес среди. Те често накарат хората да мислят, че изпращачът не приема нещата сериозно. Според Кариън Данкан, която работи в сферата на комуникацията, отделеното време за писане на правилни имейли и съобщения помага за изграждането на по-добри връзки с клиентите. Този вид усилие създава доверие с течение на времето и прави и двете страни да се чувстват уважавани в деловите си взаимодействия.

Пренебрегване на детайли в договорите

Неотделянето на време за внимателно преглеждане на детайлите в договора често води до големи проблеми в бъдеще, включително правни спорове и объркване относно действителните договорености. Повечето хора просто предполагат, че всички разбират какво се има предвид, без да проверят дали това наистина е така. Статистиката потвърждава това – прекалено много бизнес разногласия идват директно от неясни или объркани формулировки в договорите. Ако компаниите искат да избягат главоболия в бъдеще, те трябва да седнат заедно и да се уверят, че всяка една точка в договора е напълно ясна за всички включени страни. Ясната комуникация не е само добра практика – тя помага за изграждане на доверие между партньорите в дългосрочен план.

Отказ от конструктивната обратна връзка

Отварянето към положителна обратна връзка не е само желателно, но и необходимо за поддържането на гладкото функциониране във всяка работна среда, докато се подобрява общото общуване. Когато хората се затварят пред критика, това буквално спира напредъка и негативно влияе както на екипната работа, така и на личното развитие. Видели сме много ситуации, в които групи, които действително слушат мнението на другите, постигат по-добри резултати, защото сътрудничат по-ефективно и споделят идеи по-свободно. Създаването на атмосфера, в която хората се чувстват удобно да изразяват мислите си, означава, че ръководителите трябва да събират мнения редовно и да проявяват признателност, когато някой каже нещо. Някои компании постигат успех чрез месечни срещи за обратна връзка или онлайн форми, където служителите могат анонимно да дават честни мнения. Тези подходи помагат за разбиване на барикадите между колегите и водят до по-добри резултати във всички области.

Игнориране на клиентските безпокойства

Когато компании пренебрегват това, което клиентите им казват, това създава реални проблеми в комуникацията и разрушава доверието, което отнема толкова много време да се изгради. Клиентите, които не се чуват, често завършват с усещането, че са просто числа в електронна таблица, вместо действителни хора с нужди. Вземете за пример софтуерна компания, която пренебрегва оплакванията относно грешки в системата си. Какъв е резултатът? Проектите се забавят, нервите се обострят и скоро тези клиенти започват да търсят по-добро обслужване на друго място. Затова се нуждаем от екипи, които наистина слушат това, което клиентите имат да кажат. Организирането на регулярни срещи, на които се обсъжда обратната връзка, прави голяма разлика. Може би веднъж седмично или чрез прости онлайн форми е най-добре. Бързото решаване на тези проблеми прави повече от просто задържане на доволството на клиентите – то всъщност помага на проектите да се изпълняват по-плавно от началото до края.

Прикриване на експертни мнения

Липсата на информация от експерти наистина забавя процесите и води до лоши избори в работата между бизнесите. От това, което съм виждал на терен, когато специалистите не споделят знанията си, проекти често пропускат онази стратегическа предимство, която е необходима за постигане на реален успех. Големи компании като Google и Microsoft разбират това доста добре. Екипите им процъфтяват, защото събират различни гледни точки. Google е правил проучване, което показва, че смесването на идеи обикновено създава по-добри резултати. Създаването на пространства, където хората се чувстват удобно да говорят открито, прави голяма разлика. Може би опитайте да организирате регулярни срещи за мозъчен штурм веднъж месец? Или създайте някакъв форум, където всеки може да участва, без да се чувства натиснат. У нас в компанията сме установили, че правейки нещо подобно регулярно, комуникацията тече по-лесно и се подобрява общото вземане на решения.

Пасивни навици за слушане

Когато някой не обръща истинско внимание по време на разговори на работа, това често затруднява професионалното ни взаимодействие с другите. Хората усещат кога разговарят с някого, който просто се преструва, че слуша, вместо наистина да се вника в думите. Клиентите особено забелязват кога мислите им не изглеждат важни, което впоследствие води до различни проблеми в бизнес връзките. Наскорошно проучване за комуникация откри интересен факт – приблизително три четвърти от компаниите отбелязали подобрени взаимоотношения с клиентите след обучение на служителите си по активно слушане. За тези, които искат да се подобрят в това, упражнения като повторение на чужди думи или обобщаване на основните точки се оказват доста ефективни. Тези прости трикове помагат отговорите да изглеждат искрени, а не механични. Осигуряването на място за активно слушане в ежедневните делови взаимодействия прави повече от това да поддържа ангажираността – то изгражда доверие, което надживява отделните срещи или обаждания.

Маркери за Здрави Границите

Неохота да кажеш Не

Когато хората се затрудняват да кажат не, това често води до сериозни проблеми на работното място. Поемането на твърде много задачи в крайна сметка води до изтощение и засяга както психичното здраве, така и реалните нива на продуктивност. Психологически изследвания показват, че поставянето на ясни граници относно това, което можем да поемем, прави голяма разлика в поддържането на здрав разум и в същото време изпълняването на задачите. Експертите отбелязват, че е важно да се научим как да казваме на другите, когато сме прекалено ангажирани. Практически подходи може да включват откровено признаване, че натовареността е вече пълна, или предложението на алтернативни решения вместо директен отказ. Например, някой може да каже, че не може да поеме нови проекти през този квартал, но да предложи да прегледа документацията. Умението да се балансира между тези аспекти помага на специалистите да останат здрави, като в същото време изграждат здрави работни взаимоотношения с клиенти.

Несъответствени практики при следенето

Когато компаниите не поддържат редовен контакт с клиентите след първоначалните срещи, това обикновено води до проблеми в бъдеще. Според последни проучвания, клиентите възприемат непоследователното изпълнение като сигнал за непрофесионално поведение. Когато хората се чувстват игнорирани или забравени, естествено се разстройват, което може да ги накара да преместят бизнеса си другаде. Решението? Създайте надежден график за последващи контакти, така че всички да знаят какво да очакват. Най-успешните компании задават напомняния в календара за редовни проверки, използват софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти, за да следят разговорите, и изграждат прости правила относно времето за отговор. Например, ако някой изпрати въпрос по имейл, повечето професионалисти се стремят да отговорят в рамките на максимум 24 часа. Тези малки, но последователни действия създават истински взаимоотношения с клиентите с течение на времето, вместо просто транзакционни обмена.

Подценяване на професионалната експертиза

Липсата на надлежно признаване на професионалните знания наистина затруднява комуникацията между екипите и затруднява вземането на решения във всяка бизнес среда. Ако хората не получават признание за това, което знаят, проекти често се отклоняват от правилния курс, защото решенията се вземат без ползата от реален опит. Проучванията сочат ясни връзки между цененето на експертното мнение и постигането на добри резултати по проекти. Ръководителите трябва да се уверят, че техните екипи се чувстват чути, когато става въпрос за вземането на важни решения. Когато всеки знае, че неговите умения имат значение, бизнесът функционира по-плавно и комуникацията между отделите се подобрява. Компаниите, които изграждат култура, основана на уважението към различните видове знания, обикновено отбелязват подобрения както в ефективността, така и в удовлетвореността на служителите с течение на времето.

Често задавани въпроси

Какво е въздействието на непrecисен обхват на проекта върху комуникацията?

Непrecисен обхват на проекта може да доведе до недоразумения и объркване, което води до забавяния на проекта и превишаване на бюджета поради неясни цели.

Как може използването на техническа жаргонистика да повлияе негативно върху клиентските отношения?

Превъзходното ползване на техническа жаргония може да отдалечи клиентите и да доведе до недоразумения, тъй като това може да ги накара да се чувстват изключени от разговора.

Защо специфичните доставки са важни в проектите?

Ясни и специфични доставки помагат да се предотвратява объркването относно резултатите и сроковете на проекта, запазвайки доверието и удовлетвореността на клиента.